bannerPos

Workshop: Vejen til støttetilsagn er hullet

Rådgivere og andre interessenter var inviteret til workshop om den gode udbetalingsanmodning på Augustenborg Slot på Als, hvor de her får en rundvisning. Slottet danner efter udflytningen af statslige arbejdspladser kontor for 372 af Landbrugs- og Fiskeristyrelsens medarbejdere. Fotos: Ditte Birkebæk Jensen

Ditte Birkebæk Jensen

Journalist
05-10-2019 08:00
Udfordringerne er stadig mange på vejen fra tilskudsordning til udbetaling af støttetilsagn. Det stod klart efter, at Landbrugsstyrelsen var vært for en workshop, der skulle sætte fokus på »Den gode udbetalingsanmodning« for nyligt.

Den rette dokumentation er afgørende for, om EU-støttesager kommer til at køre på »motorvej, landevej, grusvej eller i værste fald grusvej med huller«. Det var et af de centrale budskaber på en workshop om den gode udbetalingsanmodning, som Landbrugsstyrelsen på Augustenborg Slot på Als for nylig var vært for.

Godt 30 deltagere i form af rådgivere og andre interessenter, som til daglig sidder med støtteordningerne i landdistriktsprogrammet, var indbudt til at vende, hvordan de sammen med styrelsen og landmænd finder den bedste vej fra støtteordning til udbetaling af tilskud til projekter, der skal styrke dansk landbrug.  

Ud af de mange vej-metaforer, som styrelsen selv lagde op til, var det dog ikke motorvejen, som deltagerne refererede mest til undervejs.

Manglende kommunikation

Avisen har med udgangspunkt i workshoppen spurgt deltagerne efterfølgende, hvad de oplever af udfordringer. Inger Knude, miljø- og projektkonsulent hos Kolding Herreds Landboforening, mener, at sagsbehandlingen ofte kører på grusvejen:

- En del af de udfordringer, der gør, at vi er på grusvejen, hvis man bruger styrelsens egne metaforer, det er, at sager har ligget stille rigtig længe. Og grundlæggende er det en manglende kommunikation om, hvorfor sager er så længe om at blive sagsbehandlet, der fylder, siger hun.

Hun oplever som rådgiver blandt andet, at styrelsen undervejs har skærpet dokumentationskravene til eksempelvis betaling, men uden at kommunikere det tydeligt ud.

- Jeg fornemmer, at sagsbehandlingen er blevet meget mere detaljeorienteret. Og man er bagud i forvejen, når der kommer mange nye sager i stakken, før den nye praksis er slået igennem i de sager, der bliver sendt ind. Det er eksempelvis ikke længere nok som i gamle dage med en kontooversigt for at vise, at en faktura er blevet betalt, siger hun.

- Og det er jo helt i orden, at de kræver dokumentationen. For selvfølgelig følger der forpligtelser med, når man får tilskud. Det er bare svært at levere alle data, når man får det at vide sent og heller ikke kan nå at kommunikere kravene ud til landmanden, inden han investerer, påpeger hun. 

Gamle sager fylder

Derfor håber Inger Knude, at styrelsen fremadrettet er tydeligere i kommunikationen i forhold til ændringer og udfordringer i sagsbehandlingen.

- Jo tydeligere kommunikationen er, desto større chance har alle parter for at imødekomme udfordringerne. Og derfor er det også dejligt, at styrelsen laver sådan en workshop og de infomøder, der har været de senere år. For det er en oplagt mulighed for at have den her direkte dialog. Det kan man også se på opbakningen, for vi er mange, som gerne vil have det til at køre. 

Miljø- og projektkonsulenten erkender dog, at de gamle sager spøger i baghovedet.

- Jeg synes stadig, vi mangler en del oplysninger. Jeg sidder eksempelvis med mange sager fra den årlige støttepulje for miljøteknologi for 2018. Og mange af de gamle frustrationer fylder meget, fordi de ikke er afsluttet. Derfor kan det godt være svært at tro på, at der er styr på tingene fremadrettet. Men det virker til, at meget kører bedre nu, og det vælger jeg også at håbe på, slutter hun.

To forskellige verdener

Projektkonsulent hos landboforeningen Agrinord Ellen Friche Nielsen er enig i, at der er behov for flere konstruktive dialoger.

- Men en af vores udfordringer er, at vi kommer fra to forskellige ståsteder. Styrelsen arbejder for at lave en smidig procedure, der kan følges – det, de kalder motorvejen. Og for vores vedkommende er der ikke noget vi hellere vil. Men det er bare ikke sådan, verden ser ud. Virkeligheden kan ikke sættes på sådan en skabelon, forklarer Ellen Friche Nielsen.

Derfor er møderne netop vigtige for at få talt om de forskellige udgangspunkter, påpeger hun.

- For i sidste ende har vi alle samme mål om at få EU-kronerne ud at arbejde for gode projekter i landbruget. Men nogle gange virker vejen der hen bare til at være brolagt med udfordringer, og det er dem, vi så sammen skal forsøge at løse, slutter hun.

Styrelse: Vi arbejder på sagen

Ivan Volf Vestergaard, teamleder for LDP-Landbrug i EU & Erhverv hos Landbrugsstyrelsen, siger, at han godt kan forstå rådgivernes frustrationer over gamle sager, der er gået i stå i behandlingssystemet, men at styrelsen arbejder på sagen.

- Det går fremad med vores sagsbehandling. Over de seneste år er automatiseringsgraden gået fra 0 til godt 30 procent, mens sagsbehandlingstiden er gået fra i nogle tilfælde at strække sig over flere måneder til nu at kunne gennemføres på få dage i de ordninger, der opsat med automatisk sagsbehandling, siger han.

Ligeså lover han, at alle nye ordninger vil være med standardomkostninger (støttekroner beregnes efter en fælles fastsat pris, red.) og en højere automatiseringsgrad. Effekterne af indførelsen af disse sås blandt andet på ordningen Farestalde 2018, hvor de første tre kunder ifølge styrelsen allerede fik ja til deres projekter efter kun tre uger, forklarer han.

- Den gennemsnitlige sagsbehandlingstid endte på 77 dage for ordningen blandt andet fordi, det også tog tid at få en forøgelse af tilskudsrammen på plads fra 18 millioner kroner til cirka 62 millioner kroner, så alle 37 ansøgere kunne få et tilsagn, siger teamlederen.

Når det kommer til ønsket om at få en begrundelse for, hvorfor en sag er gået i stå, siger Ivan Volf Vestergaard:  

- Vi kender til ønsket og har taget det med os videre.

Mere dialog

Teamlederen er glad for at høre, at deltagerne roser både workshop og flere dialoger.

- Vi er rigtig glade for at møde vores kunder direkte på workshops og infomøder, så det er noget, som vi løbende ser på, om vi skal lave mere af, når der kommer nye ordninger eller andet, der er relevant for konsulenterne eller landmændene, siger han.

I forhold til rådgiveres fornemmelse af løbende praksisændringer og manglende kommunikation om det påpeger teamlederen, at styrelsen forsøger at være ude i god tid.

- Når vi designer en ny ordning eller udbyder en ny runde af en ordning, så ser vi på, om der er uhensigtsmæssigheder, der skal rettes på, så ordningen passer til den gældende bekendtgørelse. Vi bestræber os altid på at melde ud i god tid, når det sker, så landmanden og konsulenterne får mest muligt tid til at forberede og ansøge.

 

Det blev sagt på workshoppen

Flere af rådgiverne mente på workshoppen, at der skal være en bedre forventningsafstemning mellem landmand og rådgiver, når det kommer til at få sagsbehandlingen til at glide. Det var blandt andre virksomhedsrådgiver Klaus Petersen fra Bornholms Landbrug & Fødevarer:

- Jeg synes faktisk, at styrelsen er god til at skabe klarhed og give værktøjer til at gøre processerne smidige. Men i hele den administrative del, skal vi rådgivere være bedre til at bære fanen og lave en strammere projektstyring for landmanden. Men vi skal samtidig også få landmanden til at acceptere, at han måske skal overdrage noget ansvar til os, hvis han vil være sikker på at få sit tilskud. 

Klaus Petersen har selv oplevet, at det er gået nogenlunde glat med eksempelvis projektændringer, hvis han og landmanden på forhånd grundigt har forventningsafstemt hvilke hængepartier, der skulle tages hånd om, og hvem der skulle fikse dem.

Brugbare »pixibøger«

I forhold til at få samlet alle de rette dokumenter, oplever rådgiverne, at det kan være svært at få forklaret landmænd, hvordan det skal gøres i praksis. Derfor var deltagerne glædeligt overraskede over små »pixibøger« om regler og søgevejledningen, som styrelsen havde lavet til workshoppen. 

- De mange regler og den lange vejledning er en stor mundfuld for den enkelte landmand. Og hvis hans opgave er at sørge for, at en faktura er lavet rigtigt, så er det rart med nogle overskuelige punktformer på få sider, som dem, vi har fået udleveret her på workshoppen, sagde Hanne Hoffmann, der er miljøkonsulent hos Gråkjær.

Styrelsen lovede, at bøgerne snart ligger klar til download på hjemmesiden, så landmænd og rådgivere kan benytte sig af dem.

Klare regler om skiltning

Under workshoppens emne om kontrolgrundlag blev der talt om, hvordan styrelsen tjekker landmændenes investeringer efter i sømmene, således tilskuddet er berettiget. Der blev blandt andet sendt plancher rundt af »korrekt skiltning«, som henviser til det skilt, landmænd skal sætte op, når de har fået tilskud.  

På plancherne var reglerne om skiltningen anderledes end tidligere, mente flere rådgivere.

- Nu skal skiltene være »synlige for offentligheden«, og det skal vi have kommunikeret ud. For tidligere stod der i bekendtgørelsen, at skiltning skulle være ved installationen eller på kontoret. Men med »synlig for offentligheden«, som de viste, så skal skiltene helt ud foran bygningen. Så det er bare godt at vide og se, hvad Landbrugsstyrelsen mener med den formulering, sagde projektkonsulent fra Horti Advice Mona Christensen.

Noget andet nyt, hvor skilte-reglerne også gælder, er, at Landbrugsstyrelsens kontrollanter fremover kommer på uvarslede besøg. Det oplyste styrelsen om på workshoppen, hvorfor den også rådede til, at landmanden sikrer sig, at han har alle dokumentationer for investeringer klar til at finde frem. Alle dokumenter skal nemlig være tilgængelige på bedriften 5,5 år fra datoen for slutudbetalingen for tilskud.